如何與需求方高效溝通?我想了一個解決方案

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筆者負責的一款公司內部使用工具上線后,花費了大量時間在與需求方溝通上,導致工作效率低了不少。于是筆者提出了一個線上共享需求池的設計方案,以解決以上問題。

引言

最近負責一款公司內部使用的工具,工具面向的用戶是公司內部的同事,在前期這款工具剛上線使用的時候,我幾乎全天會隨時被需求方以微信和打電話的方式進行溝通。

由于產品剛上線給公司同事提供使用,在操作中難免遇到不懂的問題,需要我及時解答使用中的疑問,但是我發現和需求方的溝通中很大一部分時間會花費在與需求方對接當前產品無法滿足的需求,以及需求方希望產品在哪里可以完善和優化。全天隨時與需求方對接和記錄需求,讓我工作處理的效率比以前要低。

產品經理與需求方對接需求時遇到的問題

公司分配給內部使用工具的研發資源往往不會太多,大部分的研發資源一般會優先分配給公司的外部需求。

在需求處理上,內部需求,需要小步伐一期一期將功能不斷進行優化,內部產品每期迭代的內容會比公司外部產品的迭代內容少,一般只會處理優先級重要緊急的需求,錦上添花的需求在研發資源緊缺的時候都會被砍掉。

公司內部產品和外部產品提供的價值不同

這是由于公司不屬于公益性質,公司的最終的目標都是為了盈利。公司設計的每一款對外的產品實際目標都是為了自身能吸引外部用戶,并促使用戶愿意掏錢付費。對外的產品能夠提供公司用戶增長或實現公司盈利的價值。

而公司的內部產品的價值與外部產品不同,內部產品是為了提升公司同事工作的效率而設計的產品。它無法直接滿足公司用戶增長和盈利的目標。但是公司內部工具讓同事間處理工作的時間變短,工作協同效率變高,事情被更快的完成,間接的為公司提供了它的價值。

我負責的內部工具產品,使用的用戶是我們公司的業務方,設計這款工具本質是為了讓業務方和他們的 leader 們在對接人員資料時擺脫傳統的 excel 進行分享和統計。實現線上記錄,實時傳遞信息數據,幫助業務同事更好的記錄、保存和傳遞信息。比傳統傳統excel記錄信息數據更加安全、便捷、高效。

由于這款產品剛上線,被業務方使用,在業務方使用中我們每天對接的需求大概分為這三類:

1)一些重要緊急的需求

比如缺失某個特定的功能,導致無法瀏覽資料,業務流程無法繼續下去;

2)一些重要不緊急的需求

比如增加統計功能,將業務數據進行統計。這部分的功能如果上線雖然會對我們業務leader統計業務人員的業績帶來很大的便利,但是做這個模塊必然會使用大量的研發資源,項目無法在短時間內開發上線,一些重要緊急的需求也會無法及時處理上線。

3)一些無法實現的偽需求

比如要將一些必填數據調整成非必填數據。

上述這些需求,業務方沒有意識它的需求性質屬于真需求還是偽需求,也沒有考慮到這些需求在產品層面的優先級程度,他知道的是如果這些問題不解決,它的業務流程就處理不下去,或是處理不順暢。所以業務方那時候會從早到晚發現問題就會隨時將問題拋給我,有很多還是重復的問題,重復找到我溝通。導致我的工作時間中處理工作的效率變低。

對接需求中遇到的問題及收獲

在與業務方對接的過程中,我發現他們沒有存放潛在需求的需求池,所以他在發現問題是需要找到我,讓我記錄下來,這樣可以在迭代規劃中將他提過的需求進行規劃安排,未來做產品設計時可以不遺漏他提出的需求。而很傷感的是,我記錄了下來他卻忘記了,所以下次再遇到同一問題的時候他還是會找到我反饋同一個問題。

與需求方對接的時間變長,重復聽到需求方反應同一問題的根本原因是沒有為需求方搭建一個潛在需求管理池。

潛在需求管理池是產品經理為需求方設計的,這里面可以記錄需求方對產品的各種不滿,以及期待解決的內容,這個管理池中存放的需求包含真需求和偽需求,由業務方在操作時遇到問題進行記錄,由產品經理定期來到需求池對潛在需求池進行梳理,將需求辨別真偽、拆解和提煉需求、將需求排列優先級,最后選擇優先級高的需求歸入到本期需求池中。

我們將需求歸入需求池,做產品設計的過程中,需求方并不能看到我們的處理進度,只能看到客戶端的界面顯示的是他提出的需求還沒有被開發上線,需求方又會找到我,了解他所反饋的需求什么時候會被處理。

被需求方追問的原因主要是由于沒有及時交付給需求方一個需求的預期處理時間導致的。一般在需求歸入需求池后,產品經理可以主動與需求方溝通,反饋哪些需求會在本期處理,哪些等到下一次迭代再處理,主要目的是為了讓他們對需求處理時間有一個預期,知道使用中出現的不同問題會在什么時間去處理。

當他們心里有了問題被解決的預期處理時間后,會避免對同一需求重復溝通,節省產品經理和業務方雙方的溝通時間,但是這也有一個弊端,就是即便及時反饋了需求的處理進度,有時需求方可能也會忘記這個事情,還是很可能追問同一個需求什么時候會被處理。

提供給需求方一個需求池記錄本期迭代的需求,可以避免需求方與產品經理重復對接需求、以及了解需求的預期處理時間。

我在與業務方對接的過程中將業務方記錄的潛在需求池和產品經理記錄的需求池放在同一個 excel 表格中傳到了線上的 excel 中進行需求管理。當需求方忘記需求是否提過,可以先到線上記錄潛在需求的表格中進行查找,如果未反饋過,可以直接在表格中進行編輯,無需再與我溝通討論,我會固定時間去線上需求池中進行查看,梳理需求。

如想要查看需求處理進度可以在潛在需求管理池中查看優先級,重要緊急的會安排在本期去做,非緊急的會安排在下期再去規劃,也可以查看我編輯的需求池,查看確定設計的需求的處理進度。大大節省了我的溝通時間,又讓我提升了工作效率。

線上共享需求池的設計方案

1)線上需求池中為需求方反饋設計的潛在需求管理池如下圖所示:

字段中需要體現反饋問題的時間、當前想要反饋的問題痛點、業務對需求的重要緊急進行的判斷,需求的重要緊急程度、需求池對應的位置和需求的處理時間。

2)產品管理的需求池就是產品本期該迭代優化的需求,里面會記錄需求對應的功能設計,讓用戶了解需求解決的進度,心里有一個預期如下圖所示:

在線共享需求池創建后,與需求方對接需求的時間明顯下降,每天的重復需求對接明顯少了很多。雖然有時也是會隨時與需求方溝通需求,但是頻次也變得低了,溝通起來更加順暢了。我想主要原因是由于,線上共享需求池讓需求方對需求的處理進度有了一個心里預期,避免了重復提需求。

其實,當業務方沒有一個固定的時間提需求時,產品經理可能正在設計產品就會被打斷,去判斷這個需求的重要性,與業務方進行溝通,溝通完需求后再重新進入狀態思考產品設計,這樣進出設計狀態,打斷思路,會讓產品經理原本的設計進度被延遲,就無法在一段時間里完整的進入設計思考。

總結

與業務方溝通時需要帶著尊重和同理心,要理解他們使用工具時如果不能帶來高效和便利,影響的是公司的業務完成效率。同時要重視業務方提出的需求,在需求較多但無法同時迭代上線時,需要產品經理與需求方及時溝通不同需求的預處理時間,讓業務理解并支持需求優先級的決策,不透支公司的研發資源。

 

作者:財務產品人;公眾號:財務產品人,我們一起交流

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題圖來自Pexels,基于CC0協議。

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